Datasekretess

SEKRETESSPOLICY FÖR BERGSRÅDINNAN SOPHIE VON JULIN STIFTELSENS STIPENDIE- OCH UNDERSTÖDANSÖKNINGAR

Rättsliga grunden och syfte av personuppgiftsbehandling i registret

Personuppgifter samlas in vid inlämning av ansökan för behandling av inlämnade stipendie- och understödansökningar. Samt samlar vi in personuppgifter för behandling av beviljade stipendier och understöd, samt att kontrollera antalet av stipendier och understöd beviljade enligt stiftelsens regler.

Vi behandlar dina personuppgifter på grundval av ditt samtycke.

Personuppgifter som samlas in och behandlas i registret, samt åtgärder som tas för att skydda dina personuppgifter

I registret samlas in personuppgifter som angetts in ansökan samt uppgifter om beslut, närmare namn, personsignum, bankkontonummer, studieområde, adress, telefonnummer, e-post, anknytning till västra Nyland, grundskola/gymnasium före nuvarande studier, nuvarande skola, datum då studierna inletts och förväntas avslutas, avlagda studiepoäng, avlagda examina och de nu pågående studierna, uppgifter om under studietiden erhållna stipendier, uppgifter om för närvarande inlämnade stipendieansökningar, studiestöd och studiestöd för föregående och nuvarande år, studieregisterutdrag, närvarointyg och eventuella andra bilagor. 

Endast stiftelsens ombudsman och styrelsemedlemmar har tillgång till uppgifter. Tillgång till ansökningar/ förutsätter ett användarnamn och lösenord. Den sökandes kontakt till nättjänsten är skyddad med SSL-kryptering. Utprintat material förvaras i låsta utrymmen.

Stiftelsen har ändamålsenliga skyddsåtgärder för att skydda alla personuppgifter i registret. Stiftelsen har infört både tekniska och organisationsmässiga säkerhetsåtgärder och endast vissa personer har tillgång till personuppgifter i registret. Du ska dock alltid vara försiktig när du överför uppgifterna över internet, eftersom överföringen av uppgifterna till vår webbplats sker på din risk.

Personuppgifternas användning

Personuppgifter samlas in för behandling av inlämnade stipendie- och understödansökningar och beviljade stipendier och understöd, samt att kontrollera antalet av stipendier och understöd beviljade enligt stiftelsens regler.

Namn på stipendiater publiceras på stiftelsens webbsida. Organisationer meddelas om beslut per post eller e-post. Stiftelsen har rätt att publicera mottagarens namn och beviljat belopp på sina webbsidor om den så bestämmer.

Förvaringstid av personuppgifter

Uppgifter om beviljade stipendier sparas högst i tio år. Uppgifter om beviljade understöd för organisationer sparas högst 20 år efter sista beviljad understöd.

Hur personuppgifter delas med tredje parter och överföring utomlands

Stiftelsen delar inte med sig av insamlade uppgifter till tredje parter, frånsett registerförare (Nemesis Oy), i vissa fall med likadana stiftelsen eller organisationer och godkända tredje parter i enlighet med tillämplig lag.

All sådan behandling baseras på våra tidigare instruktioner som fastställts i ett bindande avtal som följer kraven i tillämplig lag och som utförs i enlighet med denna sekretesspolicy. Dessa auktoriserade tredje parter får inte använda dina personuppgifter för några andra ändamål än de som beskrivs i denna sekretesspolicy och de är skyldiga att hålla dina personuppgifter strikt sekretessbelagda. Vi förutsätter också att de använder högklassiga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Dina personuppgifter skall inte överföras utanför EU/EES-länder.

 Registrerades rättigheter gällande personuppgifter i registret

Om inte annat följer av tillämplig lag, kan du ha följande rättigheter med avseende på behandlingen av dina personuppgifter:

  • Välja att låta bli att uppge personuppgifter: vänligen lägg märke till att stiftelsen inte kan bevilja stipendier eller understöd utan dina personuppgifter
  • Ha åtkomst till eller få en kopia på dina personuppgifter
  • Kontrollera och redigera dina uppgifter i fall de är felaktiga
  • Radera eller begränsa vår behandling av dina data, eller förneka att dina personuppgifter behandlas: vänligen lägg märke till att stiftelsen inte kan bevilja stipendier eller understöd utan dina personuppgifter
  • Återkalla ditt samtycke: vänligen lägg märke till att stiftelsen inte kan bevilja stipendier eller understöd utan dina personuppgifter
  • Överföra dina uppgifter till en annan registeransvarig
    Lämna in en ansökan hos övervakande myndighet, så som Finsk Dataombudsman hos www.tietosuoja.fi

Ändringar till denna sekretesspolicy

Stiftelsen förbehåller sig rätten att ändra och redigera denna sekretesspolicy då och då. "Gäller fr.o.m. datum" längst upp i sekretesspolicysidan visar när ändringar skett för att visa när dylika ändringar har trätt i kraft.

Kontaktpunkt

Alla frågor gällande denne sekretesspolicy kan riktas till ombudsmannen info@svj.fi

 

Denna policy gäller fr.o.m. 5.4.2018